Zoho Books es una plataforma basada en la nube diseñada para ser una herramienta fácil de usar para que las pequeñas empresas administren tanto las cuentas como el flujo de caja. Está hecho por la compañía india de software Zoho, que fue fundada en 1996 y se centra en el desarrollo de herramientas comerciales y soluciones de TI.
Las principales características de Zoho Books incluyen un panel de instrumentos intuitivo, una función para rastrear el inventario en tiempo real y herramientas sólidas de generación de informes. También puede conectar la cuenta bancaria de su organización, lo que permite transferencias automáticas de fondos. Además, la plataforma se integra con servicios de nómina de terceros.
Si bien todo esto cubre la mayoría de las herramientas financieras que su SMB probablemente necesite, también hay una extensa sección de ayuda en el tablero de Zoho Books si necesita información sobre otras características.
Como la plataforma está basada en la nube, se puede ejecutar desde cualquier computadora con acceso a Internet.
Precios
Zoho ofrece una versión de prueba gratuita de 14 días para cualquier persona interesada en probar el software.
El paquete básico cuesta $ 9 (£ 6.90) por organización por mes. Esto incluye cinco flujos de trabajo automatizados, dos usuarios, conciliación bancaria, facturas personalizadas, seguimiento de gastos y transacciones recurrentes.
El plan estándar es de $ 19 (£ 14.50) por organización por mes. Esto incluye todo lo que el plan básico tiene para ofrecer, más 500 contactos, tres usuarios, 10 flujos de trabajo automatizados, facturas y créditos de proveedores.
El paquete Professional cuesta $ 29 (£ 22) por organización por mes e incluye contactos ilimitados, 10 usuarios, 10 flujos de trabajo automatizados, órdenes de compra y un dominio personalizado.
Preparar
Los usuarios solo necesitan abrir el navegador web de su elección y navegar a https://www.zoho.eu/books para comenzar.
Como se mencionó anteriormente, Zoho ofrece una versión de prueba de 14 días para todos los niveles. Solo crea una cuenta para comenzar. Durante la configuración inicial, se le pedirá que elija los módulos que necesita para su negocio en particular. Este es un proceso sencillo: Zoho lo guía a través de cada paso. Se les preguntará a los usuarios si desean habilitar la autenticación de dos factores al inicio de sesión inicial. Puede optar por habilitar esto inmediatamente o recordarlo en una etapa posterior.
Una vez que se completa la instalación, los usuarios pueden completar su perfil de empresa. Si más de una persona va a usar Zoho Books, deberá agregarlos como administradores, personal o personal de la parte de horas. Los administradores tienen el control general de las cuentas. El personal puede acceder a todo excepto a los informes, las configuraciones y las herramientas de contabilidad, y el personal del parte de horas solo puede acceder a hojas de tiempo.
Los usuarios pueden solicitar una demostración desde la página de inicio de su cuenta. Aparte de eso, los usuarios pueden optar por Configurar Saldos de apertura, Configurar el plan de cuentas o Configurar abonos directos del banco, según los módulos que elijan habilitar.
Zoho Books organiza seminarios web cada semana. Estos imparten consejos y trucos, como la forma de navegar por el tablero de instrumentos.
Interfaz
El tablero de Zoho Books es muy simple y fácil de usar. En la pantalla principal, los usuarios pueden ver Total de cuentas por cobrar y Total por pagar, con acceso a ‘Gráficos de flujos de efectivo y gastos a medida que se desplazan hacia abajo.
Se puede acceder fácilmente a todas las otras opciones en el lado izquierdo de la pantalla. Dependiendo de los módulos que habilite, puede seleccionar entre Elementos, Banca, Ventas, Compras y más.
El ícono de Configuración en la esquina superior derecha de la pantalla les permite a los usuarios cambiar sus preferencias para elementos como Marcas, Ventas y Compras. La configuración general también se puede ajustar desde aquí.
La interfaz tiene muchas opciones de menú diferentes, pero se presenta de una manera tan eficiente que nunca parece abrumadora.
Fantásticas formas
Zoho incluye los formularios estándar que vienen con la mayoría del software de contabilidad. Sin embargo, también presenta recibos de empaque, facturas de retención y notas de entrega.
Los formularios de transacción pueden contener hasta 10 campos personalizados, y eso es algo que los competidores no ofrecen. Las facturas incluyen información relacionada con los gastos de envío, impuestos sobre las ventas y cualquier descuento ofrecido.
Las transacciones de compra como facturas, gastos y pedidos de compras ofrecen la misma información detallada.
Record rompiendo
Zoho tiene una variedad de plantillas de registro, formularios de transacciones e informes que lo hacen destacar entre la multitud.
Los usuarios pueden crear nuevos contactos e importar clientes desde un archivo en la sección Contactos, con esos contactos que se crean como cliente o proveedor.
Los detalles del usuario aparecen en la parte superior derecha de cada registro de contacto. Puede elegir entre impuestos, detalles de pago, dirección, campos personalizados y etiquetas de informes a través de una serie de pestañas. La plataforma permite a los usuarios crear hasta 10 campos personalizados.
Después de ingresar todos sus contactos en el tablero, puede verlos en una pantalla. Cada contacto tiene su propio gráfico que detalla los pagos dentro y fuera. Desde la pestaña Transacciones, los usuarios pueden ver todas las transacciones pertenecientes a ese contacto en particular, junto con el estado de cada transacción.
Características adicionales
Zoho Books tiene una aplicación móvil suplementaria. Una vez que haya creado su cuenta, puede ir a https://www.zoho.com/books/mobile-apps para descargar el software para teléfonos inteligentes iOS, Android y Windows. Cada aplicación permite el acceso a información rápida desde su tablero, facturas y gastos.
Veredicto final
Zoho Books es una excelente herramienta para pequeñas empresas que contiene todo lo que necesita para sus necesidades diarias de contabilidad. De alguna manera, Zoho supera ampliamente a sus competidores teniendo en cuenta el registro superior y las formas de transacciones múltiples disponibles.
Sin embargo, todavía no incluye la nómina, y esta ha sido una gran crítica de los usuarios en línea, a pesar de que puede integrarse con soluciones de nómina de terceros como greytHR y Paybooks.
La solución carece de algunas de las funciones avanzadas de la competencia, como la personalización de informes o algunas de las funciones adicionales disponibles en la gestión de proyectos. Sin embargo, estos no quitan su excelencia general. Es una plataforma fácil de usar con formularios de contacto y transacciones altamente detallados. Todo está ordenado, por lo que no estás obligado a pasar una gran cantidad de tiempo aclimatado a Zoho.
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