El mejor software de gestión de documentos.
1. Templafy
2. Archivos M
3. Docuware
4. MasterControl Document Control
5. XaitPorter
Siga leyendo para conocer nuestro análisis detallado de cada sistema.
En esta era de Green IT y el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (GDPR), muchas organizaciones se quedan sin papel. Para ayudar, hay una gran cantidad de sistemas de gestión de documentos (DMS) que no solo pueden reducir el desperdicio, sino también optimizar los procesos de negocios.
Gastar tiempo y dinero en imprimir y almacenar documentos en papel se ve cada vez más como una mala idea. No solo existe el riesgo de que las copias físicas se pierdan y se dañen, sino que también es responsable de mantenerlas archivadas. Y pronto se acumularán en tu oficina.
Al implementar mover las cosas a un sistema de gestión de documentos (DMS) en sus operaciones, liberará tiempo para dedicarlo a otras áreas vitales de su empresa. También está mucho más seguro al saber que todos sus documentos y archivos valiosos se almacenan y organizan a través del software, en lugar de estar dispersos en una sala de almacenamiento.
Estos sistemas han existido durante algunos años, pero cada vez son más asequibles y avanzados. Aquí hay una selección de seis de las mejores ofertas disponibles en la actualidad, teniendo en cuenta el precio, las características, las reseñas profesionales y las experiencias de los usuarios.
- También hemos reunido el mejor software de videoconferencia.
Templafy simplifica el uso de varias suites de oficina para contenido de marca, pero puede ser caro
1. Templafy
Una solución de gestión de documentos todo en uno.
Plataformas: Web, escritorio, móvil | Recursos cubiertos: Gestión documental, edición, feedback, colaboración | Basado en la nube: Si | Integraciones: Oficina de MS | Prueba gratis: Sí
Interfaz fácil de usar. Aplicaciones móviles. Precios ocultos.
Templafy es una de las mejores herramientas de administración de documentos que existen. El sistema apunta a integrar suites de oficina esenciales y soluciones utilizadas por las empresas a diario.
Si hay algo que puede ser frustrante, tener que crear documentos de marca utilizando un software diferente. Esto puede llevar mucho tiempo y fragmentarse, pero Templafy puede ayudar. Con él, puede crear un rango de archivos dentro del sistema y administrarlos desde una sola fuente.
El software es compatible con una variedad de dispositivos y utiliza la nube para permitirle acceder a todos sus documentos en computadoras, tabletas y teléfonos inteligentes. También hay verificaciones automáticas de cumplimiento, y también puede dar comentarios a los empleados fácilmente.
Se requiere contacto para una cotización de precios, y no es sorprendente que el costo exacto dependa de la cantidad de usuarios, características y complementos elegidos.
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M-Files puede administrar la mayoría de los documentos y ayudar a evitar la duplicación
2. Archivos M
Software de documentos que detecta duplicación.
Plataformas: Web, móvil | Recursos cubiertos: Gestión documental, edición, análisis de duplicación | Basado en la nube: Si | Integraciones: MS Office, Salesforce CRM | Prueba gratis: 30 días
Integraciones prácticas Aplicaciones móvilesPuede ser demasiado limitado
Cuando se trata de la gestión de documentos, M-Files tiene como objetivo mejorar los flujos de trabajo internos y garantizar que la información importante se mantenga segura en todo momento. Sus clientes incluyen muchas grandes corporaciones como Comcast y Yokohama.
Hay una única bóveda para una gran cantidad de archivos, y puede encontrarlos fácilmente por cliente, proyecto, fecha, estado u otros criterios. El software apunta a evitar la duplicación: es bastante común terminar con dos copias del mismo informe, o posiblemente más. M-Files le avisará si un documento se ha guardado dos veces al analizar los nombres y los datos del proyecto. También obtiene algunas integraciones excelentes, como Microsoft Office y Salesforce CRM.
Hay una versión de prueba gratuita disponible, pero el precio no está estipulado en el sitio, por lo que debe ponerse en contacto para obtener una cotización.
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Docuware ofrece un enfoque innovador basado en la nube que es completamente escalable.
3. Docuware
La organización de documentos se mueve a la nube.
Plataformas: Escritorio, móvil | Recursos cubiertos: Gestión de documentos, almacenamiento en la nube, procesamiento de facturas | Basado en la nube: Si | Integraciones: 500+ incluyendo Outlook, Oracle y SharePoint | Prueba gratis: No
Cubre toda la gama de tareas de documentosAlmacenamiento basado en la nubeSoporte móvilPrecios ocultos
Docuware adopta un enfoque basado en la nube para la gestión de documentos. Integra el almacenamiento en la nube y la automatización de oficinas para crear un lugar de trabajo digital. Este enfoque sin papel del espectro completo de tareas de oficina es otro ejemplo de la transformación digital que está impulsando muchos procesos en estos días.
Docuware ofrece servicios para crear un «flujo de trabajo en la nube» cuando se trata de documentos. Permite la compra de servicios a pequeña escala según sea necesario, y luego, a medida que se crean los escenarios de casos de uso y se garantiza la confiabilidad, el servicio puede ampliarse para una implementación más amplia.
También se ofrecen aplicaciones móviles que pueden integrarse en este flujo de trabajo, lo que facilita el escaneo de recibos sobre la marcha, la aprobación de facturas para pagos rápidos y la firma de formularios directamente en el dispositivo.
Si bien Docuware ofrece una demostración, no hay una versión de prueba gratuita, y el precio, que por supuesto depende de los servicios elegidos, está oculto y requiere que el posible comprador se ponga en contacto para obtener un presupuesto personalizado.
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MasterControl Document Control cuenta con la confianza de organismos reguladores de todo el mundo.
4. MasterControl Document Control
DMS enfocado al cumplimiento.
Plataformas: Escritorio, móvil | Recursos cubiertos: Gestión documental, colaboración, edición | Basado en la nube: Si | Integraciones: No | Prueba gratis: No
Optimizado para dispositivos móviles. Compatible con los reguladores. Falta de integraciones. Precios precisos.
Dentro de las grandes organizaciones, a menudo hay procesos y regulaciones implementados para garantizar que los documentos cumplan con las normas de la empresa. Pero cuando tienes un montón de archivos, puede ser difícil seguir tales reglas.
MasterControl, que es utilizado por algunos de los organismos reguladores más grandes del mundo, es un software de control de documentos que aborda regulaciones y estándares complejos en todo el mundo. Su objetivo es reducir los costos de cumplimiento y aumentar la eficiencia interna.
El sistema automatiza completamente el enrutamiento, entrega, escalado y aprobación de documentos vitales. También tiene un archivo centralizado y seguro donde puede almacenar y buscar archivos de negocios.
No hay indicios de una prueba gratuita, y los precios requieren ponerse en contacto con la empresa para solicitar un presupuesto.
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XaitPorter ofrece flexibilidad y colaboración para documentos en una variedad de formatos
5. XaitPorter
La colaboración basada en la nube en su mejor momento.
Plataformas: Escritorio, móvil | Recursos cubiertos: Gestión documental, colaboración, edición | Basado en la nube: Si | Integraciones: Microsoft Office, Oracle, Salesforce, SharePoint, Dropbox | Prueba gratis: Demo solo disponible
Totalmente optimizado en la nube. Características de colaboración inteligente. Falta de administración de formularios.
Si está buscando una solución en la nube para crear documentos, entonces definitivamente debería revisar XaitPorter.
Lo bueno de este sistema es que es extremadamente flexible. Puede colaborar y trabajar en documentos con colegas de forma simultánea, y puede compartir fácilmente comentarios entre ellos. También administra todos los aspectos del flujo de trabajo, por lo que no tiene que preocuparse por el formato, la numeración y el diseño.
XaitPorter también tiene algunos trucos útiles en el frente de las integraciones. El software puede funcionar con Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft Office y Dynamics, SharePoint, OpenText y Dropbox. Y actualmente es utilizado por unas 45.000 empresas en todo el mundo.
Si bien hay una demostración disponible, no hay una versión de prueba gratuita, y los precios requieren ponerse en contacto para una cotización.
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Dokmee ofrece DMS en la nube, en el escritorio y en el móvil, pero es mejor que se encuentre con una suscripción para múltiples usuarios.
6. Dokmee
Software seguro para la gestión de documentos empresariales.
Plataformas: Escritorio, móvil | Recursos cubiertos: Gestión documental, almacenamiento | Basado en la nube: Si | Integraciones: Sólo con la versión Pro | Prueba gratis: 30 días
Características de automatización Enfoque en la seguridad Los productos de Beefier pueden ser costosos
Dokmee le da prioridad a la eficiencia y la seguridad, ofreciendo una serie de ofertas de administración de documentos que puede elegir. El Dokmee Desktop de nivel de entrada es solo para un solo usuario ($ 249, £ 196), pero incluye la mayoría de las funciones principales de índice y búsqueda, además de funciones de organización y uso compartido, y también la mayoría de las funciones de edición (excepto para el control de versiones).
Si desea aprovechar todas las funciones, incluidas las importantes capacidades de seguridad, deberá pasar a Dokmee Professional, que también admite múltiples usuarios, y una gama de integraciones como Microsoft Office Add-ins (para Word, Excel y Outlook).
También hay una versión en la nube del DMS con muchas funciones, aunque deberá ponerse en contacto con el proveedor para conocer los precios de este paquete y del paquete Professional. Otra ventaja es una aplicación móvil gratuita que está disponible para dispositivos iOS y Android.
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