Smartsheet es una poderosa aplicación web que reinventa la hoja de cálculo para darle una amplia gama de características adicionales que la hacen increíblemente flexible.
Efectivamente, es una base de datos configurada como una hoja de cálculo, por lo que si bien tiene sus columnas y filas básicas para valores de datos, puede agregarle muchos parámetros diferentes, agregar cuadros desplegables, agregar símbolos e incluso insertar imágenes.
También puede mostrar datos de diferentes maneras, no menos por Gantt o vista de calendario, y hay un panel de control donde puede incrustar información adicional.
En efecto, su objetivo es hacer mucho más de lo que pueden hacer las hojas de cálculo normales, con el objetivo de cubrir las funciones que normalmente se encuentran en las aplicaciones de gestión de proyectos.
(Crédito de la imagen: Smartsheet)
Configuración
Registrarse debería haber sido simple, pero al registrarse se negó a aceptar mi cuenta de Gmail. Después de un par de intentos fallidos, ingresé el correo electrónico de mi empresa, que luego abrió una nueva pantalla de registro que incluía una opción para iniciar sesión con mi cuenta de Google. Falta de pensamiento unido, no es un buen comienzo.
Una vez dentro del panel de administración, hay un video tutorial para presentar funciones, pero se apresura a través de todo y es difícil asimilarlo todo. Espere tener que hacer una pausa y reproducir mucho, porque con una gran potencia viene una curva de aprendizaje igualmente excelente para garantizarle Comprenda la funcionalidad que necesita utilizar.
Comenzar una hoja de cálculo básica es bastante simple: hay diferentes plantillas proporcionadas de acuerdo con lo que necesita enfocarse más. Estos incluyen Cuadrícula, Lista de tareas o Proyecto, que son básicamente el formato familiar de hoja de cálculo, excepto que Proyecto también integra un calendario después de las primeras filas. Estas plantillas vienen con encabezados básicos que puede guardar, editar o agregar según sea necesario.
Otra plantilla, Tarjetas, proporciona un conjunto de columnas que puede arrastrar y soltar fácilmente información. De esa manera, puede recordar un poco a Trello, pero sigue siendo una gran cantidad de hojas de cálculo basadas en células, solo configuradas para mostrarse de manera diferente.
(Crédito de la imagen: Smartsheet)
Administrar datos
Por supuesto, no hay nada más intimidante que una hoja en blanco. Sin embargo, si bien existe la opción obvia de comenzar desde cero, hay una opción de importación disponible. Esto permite que los datos de otros formatos de hojas de cálculo entren en juego desde Microsoft Excel o Project, junto con Google Sheets o Trello.
Probé esto importando mi feed de lista de lectura de GoodReads, y descubrí que si bien los datos se importaron bien, hubo algunos problemas menores de formato que se solucionaron rápidamente con el comando de reemplazo.
Una de las grandes ventajas de Smartsheet es poder agregar información adicional a su formato normal de hoja de cálculo, como insertar imágenes o comentarios. Si hace esto, aparecerá un pequeño icono en la columna correspondiente, que es efectivamente un hipervínculo al archivo en cuestión.
Por un lado, el uso de iconos es una forma útil de ver que se ha agregado información. Por otro lado, sin embargo, no puede ver lo que se ha agregado sin navegar por las celdas. El desplazamiento del mouse simplemente confirma que se ha agregado algo, pero sería mejor si realmente revelara lo que hay allí.
(Crédito de la imagen: Smartsheet)
Además, no hay transmisión en vivo para mostrar qué cambios se están realizando en un archivo que otros colaboradores pueden ver fácilmente. Si bien se supone que Smartsheet resaltará los cambios en un archivo para el beneficio de otros usuarios la próxima vez que inicien sesión, como todos sabemos, es fácil iniciar sesión para comenzar algo, solo para recibir una llamada por algo diferente y tener que volver e iniciar sesión otra vez.
Incluso a un solo usuario le gustaría tener un flujo de actividad que muestre las tareas realizadas, en lugar de tener que verificar celdas individuales en una hoja de cálculo para confirmar lo que han completado o no.
Ambos problemas funcionan en contra de la eficiencia del usuario, que realmente debería ser un componente central en un software como este.
También es importante tener en cuenta que, si bien puede exportar datos de Smartsheet a Excel, PDF o Google Sheets, solo se exportan los datos centrales de la hoja de cálculo y se pueden perder datos adicionales exclusivos de Smartsheet.
(Crédito de la imagen: Smartsheet)
Facilidad de uso
Si conoce las hojas de cálculo, no debería ser demasiado difícil encontrar los conceptos básicos del uso de Smartsheet. Lo que lleva tiempo acostumbrarse es a todas las campanas y silbatos adicionales con los que no está familiarizado y que quizás no sepa que están allí.
Hay muchas indicaciones de ayuda activadas al hacer clic en varias opciones, y se proporciona una biblioteca de aprendizaje para ayudar con la capacitación del usuario, con la advertencia de que los videos apresuran a través de las funciones en lugar de presentarlas, así que espere tener que pausar y reproducir , que puede no bajar demasiado bien en el entrenamiento grupal.
Si bien es necesario subrayar que este es un software poderoso que puede hacer mucho más que Excel, tiene su propia lógica que también puede ser frustrante.
Por ejemplo, cuando comencé a ingresar datos relacionados con el trabajo, descubrí rápidamente que la configuración predeterminada excluye los domingos o feriados nacionales. Esto significaba que las tareas iniciadas un sábado que se espera que continúen durante dos días en realidad se muestran como tomar tres en la vista de calendario.
Sería mejor si los administradores pudieran agregar sus propios condicionales cuando lo necesiten, en lugar de tener que volver a cambiar los valores predeterminados que no son necesarios.
(Crédito de la imagen: Smartsheet)
Otras peculiaridades incluyen que cuando importé mis datos de GoodReads y configuré una vista de calendario, todos los libros se mostraron no por su título sino por su código de identificación. No pude encontrar nada en los comandos de encabezado normales para corregir esto, luego descubrí que en realidad hay un icono de configuración en la parte superior derecha, pero, lo adivinaste, no había forma de establecer qué columna debería mostrarse en la vista de calendario.
Finalmente descubrí cómo cambiarlo, pero en lugar de simplemente designar la columna de título del libro como la columna principal, tuve que crear una nueva columna y copiar los datos de la columna primaria en ella, luego copiar los datos de la columna Título en el primaria: al cambiar el nombre de las tres columnas porque no puede tener nombres duplicados. Nuevamente, es otro ejemplo de cómo las configuraciones predeterminadas del software pueden causar más problemas de los que resuelven.
Aparte de eso, los diferentes formatos de plantilla, y la capacidad de cambiar entre ellos, hacen que sea muy fácil administrar los datos. Por ejemplo, con mis revisiones importadas de GoodReads, la vista de calendario rápidamente hizo evidente que GoodReads había agrupado una carga de mis revisiones en la misma fecha, lo cual era incorrecto.
Arreglarlo fue tan fácil como arrastrar y soltar datos a nuevas fechas, lo que actualizó automáticamente las celdas de mi hoja de cálculo. Sin embargo, mi panel no estaba disponible con mi importación como se esperaba, lo que significaba que no había forma de configurar ningún informe basado en él.
(Crédito de la imagen: Smartsheet)
Aún así, hay algunas características realmente excelentes en Smartsheet, una destacada es la capacidad de usar formularios para enviar datos. Cualquiera puede completar estos formularios, como terceros que no forman parte de su equipo o que incluso usan Smartsheet. Cuando se envía el formulario, la información se ingresa automáticamente en una hoja, como un flujo de trabajo, un informe de solicitudes o una tabla de métricas. Esto se puede administrar a través de un panel de estado de gestión.
El tablero en sí es normalmente personalizable, con la capacidad de incrustar información adicional debajo de él, como imágenes, videos, formularios, etc. Esto se puede compartir con las partes interesadas nombradas. Y en el corazón del software está la capacidad de administrar y rastrear datos, llevando la información a las personas adecuadas en el momento adecuado.
(Crédito de la imagen: Smartsheet)
Aplicaciones de negocios
Smartsheet desarrolla hojas de cálculo en lugares nuevos e interesantes, y si se ve solo en ese sentido, es un claro líder del mercado. Pero también se vende como una aplicación de gestión de proyectos, entre otras cosas, y aquí es donde las cosas se vuelven un poco menos favorables. Otras herramientas de gestión de proyectos tienen una interfaz más fácil de usar y posiblemente una funcionalidad más especializada.
Sin embargo, lo que Smartsheet tiene es una forma clara y ordenada de presentar datos que serán familiares para cualquier usuario de hoja de cálculo. Sin embargo, incluso entonces, es importante recordar que, si bien Smartsheet puede ofrecer más opciones que Microsoft Excel y Project, ofrece una funcionalidad diferente y eso puede atraer a algunos usuarios. Las limitaciones incluyen el hecho de que si bien puede crear varias hojas, no puede crear libros de trabajo con hojas con pestañas.
(Crédito de la imagen: Smartsheet)
Volviendo a los beneficios, hay características adicionales centradas en la automatización de procesos y la creación de flujos de trabajo que lo acercan a la gestión de proyectos. Pero se necesitará algo de capacitación para llevar al personal a un nivel en el que puedan usar opciones intermedias y avanzadas como estas.
Con eso aparte, es fácil ver cómo Smartsheet podría venderse como un reemplazo o, mejor aún, una actualización desde Excel o cualquier otro programa de hoja de cálculo. Esa es la victoria fácil.
La venta más difícil es el precio de Smartsheet. Hay dos niveles principales, el primero individual que tiene un precio de $ 14 (£ 10.83) por mes, lo que permite a los colaboradores ver, editar y administrar hojas de forma gratuita.
El segundo nivel está dirigido a empresas con más de tres usuarios con licencia y cobra $ 25 (£ 19) por usuario por mes, pero solo si se factura anualmente. Esto hace que Smartsheet sea mucho más costoso que los programas de hojas de cálculo rivales, mientras lo coloca en el extremo más caro del software de gestión de proyectos.
(Crédito de la imagen: Smartsheet)
Veredicto final
Smartsheet funciona muy bien y podría reemplazar con confianza cualquier solución de hoja de cálculo existente al tiempo que agrega mucho más valor en términos de cuánto y qué puede hacer. Pero si bien puede hacer mucho por los datos, puede no hacer mucho por los usuarios. Desde configuraciones extravagantes y la interfaz de usuario básica, Smartsheet viene con ineficiencias inherentes al sistema, que en lugar de aumentar la productividad podrían terminar ralentizándolo.
Además de eso, aunque existe la opción de trabajar en colaboración, sospecho que la mayoría de los gerentes tendrán que cubrir la mayor parte de la entrada de datos, por lo que el riesgo es que inicialmente parezca agregar más a una carga de trabajo. Sin embargo, esto se puede compensar por el hecho de que se está utilizando una única solución para llevar a cabo todos los datos y la supervisión de la gestión, en lugar de utilizar múltiples paquetes.
El precio también parece poco competitivo, especialmente con algunas soluciones inteligentes de gestión de proyectos, como Trello, Zoho Projects, Monday.com y Wrike. Smartsheet no siempre puede competir con algunos de estos, especialmente en la experiencia del usuario, pero tiene un precio en el extremo superior del mercado.
Aún así, para las empresas que valoran sus datos y quieren ir más allá del formato básico de hoja de cálculo y permitir que sus datos hagan más, Smartsheet ofrece una solución muy real.
En general, Smartsheet probablemente atraerá más al usuario corporativo, no solo por su familiaridad inicial, sino también por el hecho de que el uso de datos y los flujos de trabajo son parte integral de las operaciones. Los usuarios de pequeñas empresas pueden preferir una alternativa que dependa menos de la lógica fría y tenga una interfaz de usuario más cálida.
